Cómo hacer que funcione mi PMO

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Hemos oído hablar mucho sobre Administración de Proyectos, sobre Oficinas de Proyectos (PMOs) y sobre que hacer con una PMO. En México y Latinoamérica se está incrementando la aplicación y uso de la disciplina en administración de proyectos para mejorar el desempeño de los mismos. Muchos dicen que la administración de proyectos es un arte, lo cierto es que es una combinación de habilidades conocimiento y aplicación de herramientas y técnicas para gestionar en forma "adecuada" un proyecto. Pero ¿qué es en forma adecuada?

Los proyectos que se gestionan en forma adecuada son aquellos que cumplen con las expectativas por las que fueron creados y cumplir con las expectativas es todo un reto. Una PMO ayuda a estandarizar la manera en que los proyectos de una Organización deben ser gestionados, de tal forma que podamos tener visibilidad estandarizada de los proyectos que agregan valor a la Organización y que vayan cumpliendo con los objetivos y las expectativas de los interesados, sin embargo éstas muchas veces no están perfectamente bien definidas o entendidas ni por el interesado ni por el administrador de proyecto, y la PMO lo único que hace es presionar el porqué un proyecto va retrasado o excedido en presupuesto.

Las oficinas de proyectos comunes cuentan con una metodología propia, alineada con los estándares del PMI(r) o adaptada bajo ciertos estándares internacionales, se cuenta con líderes de proyectos o PMs que gestionan proyectos bajo éstas metodologías en el mejor de los casos, entonces, ¿Porqué siguen sin funcionar las PMOs como debieran?

La respuesta es simple contesta las siguientes preguntas: ¿Que tan importante es la PMO en tu Organización? ¿Los líderes de proyectos tienen un nivel reconocido en la Organización o los ven como un dolor de cabeza? ¿Los participantes del proyecto se quejan de generar documentación y no ven el valor?. Si las respuestas a éstas preguntas son: La PMO es altamente reconocida, los líderes de proyecto toman decisiones adecuadas en el proyecto y apoyan en la gestión del mismo y todos mis proyectos están documentados y los tomamos como referencia en futuros proyectos entonces no tienes ningún problema. Tu PMO funciona como debería de funcionar, si no es así entonces es necesario tomar un tiempo para evaluar lo que realmente queremos de una PMO y si la Organización está preparada para una. Te dejo algunos consejos a considerar y mejorar tu PMO.

• Identifica las habilidades de los líderes de proyecto.- Puedes tener líderes de proyecto que son muy buenos para levantar requerimientos e identificar necesidades, esos asignalos al inicio de tus proyectos para facilitar la definición de los proyectos. encontrarás otros que tienen muy buenas habilidades de liderazgo y seguimiento de tareas, este tipo de líderes pueden ser responsables del seguimiento desde su inicio al final de un proyecto. Es importante fortalecer las habilidades de tus líderes de proyecto para incrementar sus competencias.
• Establece métricas de desempeño de tu PMO para mejorar la manera como está definida tanto metodología para portafolio, programas y proyectos. Inicia con métricas sencillas que reflejen información trimestral, semestral y anual.
• Implementa una herramienta de seguimiento de requerimientos, esta puede ser automatizada o en forma sencilla en Excel o Word para facilitar la alineación de expectativas.
• Adopta posibles adaptaciones de la metodología por proyecto, no dejes un esquema rígido, recuerda que cada proyecto es único y debido a que cada interesado es muy diferente muchas veces es necesario que una PMO sea dinámica.
• Define el alcance de la PMO, no crees falsas expectativas e identifica los procesos de tu PMO, definiendo específicamente los roles más comunes en la interacción de un proyecto y el alcance del líder de proyecto que tendrá en el proyecto, es conveniente identificar diferentes tipos de proyecto para que te faciliten la interacción y control de los mismos.

Es muy importante considerar que tener una PMO es el primer paso para alinear los proyectos con los objetivos de la organización. el siguiente paso es hacer que la PMO funcione.

Por: Isabel García, PMP

En mi próximo artículo les platicaré sobre lo que es una PMO Virtual, un esquema que facilita mucho a las Organizaciones a adaptar una PMO práctica y con resultados a corto plazo. Para más información sobre éste y otros artículos envía un mensaje a isabel.garcia@gedosa.com