Tipos de PMOs

Hemos visto que en las Empresas la Administración de Proyectos se maneja en forma empírica y en algunas Organizaciones no cuentan con una Oficina de Proyectos (PMO); y en otras ocaciones vemos que cuando existe una PMO, los líderes de proyecto se quejan de que pierden mucho tiempo en el llenado de formatos o que no es eficiente una PMO. La pregunta sería ¿Tenemos la PMO adecuada para nuestra área o para la Organización?

El día de hoy les voy a presentar un esquema de diferentes tipos de PMO que hemos identificado en algunas consultorías que hemos realizado y las hemos agrupado en 3 grupos. El esquema de los diferentes tipos de PMOs está basado en las 10 áreas de conocimiento que maneja el PMI y adicionamos dos rubros más, la tecnología utilizada y los Beneficios esperados de los proyectos, como se presenta en la siguiente figura

Los tipos de PMOs se identifican de la siguietne manera:

1. PMO Base.- Se manejan formatos y un proceso básico del ciclo de vida de los proyectos, la tecnología utilizada es en forma individual y puede llegar a manejarse alguna integración con herramientas tecnológicas de administración de proyectos. En éste tipo de PMO tenemos dos niveles
1. PMO Base Nivel 1.- Control individual de proyectos
2. PMO Base Nivel 2.- Control de proyectos integrada
2. PMO Intermedia.- Se establecen lineamientos de una Oficina de Administración de Proyectos y se empieza a concentrar políticas y procedimientos para el Portafolio de Proyectos. Se cuentan con tecnologías más robustas y se inicia con la medición de beneficios de los proyectos. También tenemos 2 niveles
1. PMO Intermedia Nivel 1.- Estructura de una PMO con lineamientos y gobernabilidad de los proyectos y uso de tecnología como herramienta para gestionar los proyectos
2. PMO Intermedia Nivel 2.- Se tiene una PMO donde se estructura el Portafolio de Proyectos a la estrategia de la Organización y se contemplan escenarios de priorización de proyectos, se tienen herramientas tecnológicas más complejas y se cuentan con indicadores de medición para los proyectos
3. PMO Avanzada.- También conocida como la PMO Estratégica por sus siglas en inglés SPO (Strategic Project Office). Los proyectos van alineados con directrices de negocio definidas se alinean con Balanced Score Card y son Oficinas de Proyectos Corporativas no son Operacionales. Este tipo de PMO tiene un alto nivel de conocimientos y lineamientos para la Administración de Proyectos Organizacional, se cuenta con tecnología integrada a tableros de indicadores de desempeño y planes de capacidad y disponibilidad de recursos.

Para saber en que nivel de PMO estamos y cual es más conveniente para mi Organización es necesario realizar un diagnóstico (Assessment) para identificar cómo me encuentro actualmente y a donde quiero llegar de acuerdo al tipo de organización, área y tipos de proyectos como se muestra en el siguiente diagrama de acuerdo a la situación actual del área evaluada.



Esta evaluación se puede complementar con el OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) que es el modelo organizacional de madurez en cuanto a Administración de Proyectos del PMI (Project Managment Institute).

En nuestro próximo blog les platicaré más detalle del OPM3, Espero les haya servido ésta información, cualquier comentario es bienvenido

¡Nos leemos pronto!

Por: Isabel García Aller, PMP