Cómo hacer que funcione mi PMO

Foto: digyTi.com

Hemos oído hablar mucho sobre Administración de Proyectos, sobre Oficinas de Proyectos (PMOs) y sobre que hacer con una PMO. En México y Latinoamérica se está incrementando la aplicación y uso de la disciplina en administración de proyectos para mejorar el desempeño de los mismos. Muchos dicen que la administración de proyectos es un arte, lo cierto es que es una combinación de habilidades conocimiento y aplicación de herramientas y técnicas para gestionar en forma "adecuada" un proyecto. Pero ¿qué es en forma adecuada?

Los proyectos que se gestionan en forma adecuada son aquellos que cumplen con las expectativas por las que fueron creados y cumplir con las expectativas es todo un reto. Una PMO ayuda a estandarizar la manera en que los proyectos de una Organización deben ser gestionados, de tal forma que podamos tener visibilidad estandarizada de los proyectos que agregan valor a la Organización y que vayan cumpliendo con los objetivos y las expectativas de los interesados, sin embargo éstas muchas veces no están perfectamente bien definidas o entendidas ni por el interesado ni por el administrador de proyecto, y la PMO lo único que hace es presionar el porqué un proyecto va retrasado o excedido en presupuesto.

Las oficinas de proyectos comunes cuentan con una metodología propia, alineada con los estándares del PMI(r) o adaptada bajo ciertos estándares internacionales, se cuenta con líderes de proyectos o PMs que gestionan proyectos bajo éstas metodologías en el mejor de los casos, entonces, ¿Porqué siguen sin funcionar las PMOs como debieran?

La respuesta es simple contesta las siguientes preguntas: ¿Que tan importante es la PMO en tu Organización? ¿Los líderes de proyectos tienen un nivel reconocido en la Organización o los ven como un dolor de cabeza? ¿Los participantes del proyecto se quejan de generar documentación y no ven el valor?. Si las respuestas a éstas preguntas son: La PMO es altamente reconocida, los líderes de proyecto toman decisiones adecuadas en el proyecto y apoyan en la gestión del mismo y todos mis proyectos están documentados y los tomamos como referencia en futuros proyectos entonces no tienes ningún problema. Tu PMO funciona como debería de funcionar, si no es así entonces es necesario tomar un tiempo para evaluar lo que realmente queremos de una PMO y si la Organización está preparada para una. Te dejo algunos consejos a considerar y mejorar tu PMO.

• Identifica las habilidades de los líderes de proyecto.- Puedes tener líderes de proyecto que son muy buenos para levantar requerimientos e identificar necesidades, esos asignalos al inicio de tus proyectos para facilitar la definición de los proyectos. encontrarás otros que tienen muy buenas habilidades de liderazgo y seguimiento de tareas, este tipo de líderes pueden ser responsables del seguimiento desde su inicio al final de un proyecto. Es importante fortalecer las habilidades de tus líderes de proyecto para incrementar sus competencias.
• Establece métricas de desempeño de tu PMO para mejorar la manera como está definida tanto metodología para portafolio, programas y proyectos. Inicia con métricas sencillas que reflejen información trimestral, semestral y anual.
• Implementa una herramienta de seguimiento de requerimientos, esta puede ser automatizada o en forma sencilla en Excel o Word para facilitar la alineación de expectativas.
• Adopta posibles adaptaciones de la metodología por proyecto, no dejes un esquema rígido, recuerda que cada proyecto es único y debido a que cada interesado es muy diferente muchas veces es necesario que una PMO sea dinámica.
• Define el alcance de la PMO, no crees falsas expectativas e identifica los procesos de tu PMO, definiendo específicamente los roles más comunes en la interacción de un proyecto y el alcance del líder de proyecto que tendrá en el proyecto, es conveniente identificar diferentes tipos de proyecto para que te faciliten la interacción y control de los mismos.

Es muy importante considerar que tener una PMO es el primer paso para alinear los proyectos con los objetivos de la organización. el siguiente paso es hacer que la PMO funcione.

Por: Isabel García, PMP

En mi próximo artículo les platicaré sobre lo que es una PMO Virtual, un esquema que facilita mucho a las Organizaciones a adaptar una PMO práctica y con resultados a corto plazo. Para más información sobre éste y otros artículos envía un mensaje a isabel.garcia@gedosa.com

PMBOK(r) Edición 6 - Muy Pronto

Hola a tod@s les comento que en éste año el PMI(r) está por publicar la 6ta. Edición del PMBOK(r) "Project Management Body of Knowledge" la fecha estimada para su publicación es septiembre de 2017. Te voy a dejar algunas notas importantes que se van a contemplar para la nueva edición.

Cambian los nombres de 2 áreas de Conocimeintos:
Gestión del Tiempo por Gestión de la Programación
Gestión de Recursos Humanos por Gestión de Recursos

Se adicionan algunos procesos:
En el área de conocimiento de Integración: Gestión del conocimiento del proyecto
En el área de conocimiento de Recursos: El proceso de estimar recrusos de la actividad que antes estaba en el área de conocimiento de Tiempo se pasa al área de conocimiento de Recursos y se crea un nuevo proceso denominado Control de Recursos
En el área de conocimiento de Riesgos: Se crea un proceso nuevo denominado Implementación de la respuesta a los riesgos

Desaparece un Proceso en el área de procesos de Adquisiciónes: Cerrar Adquisiciones

Y todos los procesos que aparecen en color rosa tienen modificaciones menores.

El examen para certificación contemplando los cambios de la 6a Edición serán a partir del primer cuarto del 2018 para PMP y para CAPM entre el primer y segundo cuarto

Pronto estaremos incorporando más información sobre la Edición 6 del PMBOK(r)

Espera más información

Por: Isabel García

Tipos de PMOs

Hemos visto que en las Empresas la Administración de Proyectos se maneja en forma empírica y en algunas Organizaciones no cuentan con una Oficina de Proyectos (PMO); y en otras ocaciones vemos que cuando existe una PMO, los líderes de proyecto se quejan de que pierden mucho tiempo en el llenado de formatos o que no es eficiente una PMO. La pregunta sería ¿Tenemos la PMO adecuada para nuestra área o para la Organización?

El día de hoy les voy a presentar un esquema de diferentes tipos de PMO que hemos identificado en algunas consultorías que hemos realizado y las hemos agrupado en 3 grupos. El esquema de los diferentes tipos de PMOs está basado en las 10 áreas de conocimiento que maneja el PMI y adicionamos dos rubros más, la tecnología utilizada y los Beneficios esperados de los proyectos, como se presenta en la siguiente figura

Los tipos de PMOs se identifican de la siguietne manera:

1. PMO Base.- Se manejan formatos y un proceso básico del ciclo de vida de los proyectos, la tecnología utilizada es en forma individual y puede llegar a manejarse alguna integración con herramientas tecnológicas de administración de proyectos. En éste tipo de PMO tenemos dos niveles
1. PMO Base Nivel 1.- Control individual de proyectos
2. PMO Base Nivel 2.- Control de proyectos integrada
2. PMO Intermedia.- Se establecen lineamientos de una Oficina de Administración de Proyectos y se empieza a concentrar políticas y procedimientos para el Portafolio de Proyectos. Se cuentan con tecnologías más robustas y se inicia con la medición de beneficios de los proyectos. También tenemos 2 niveles
1. PMO Intermedia Nivel 1.- Estructura de una PMO con lineamientos y gobernabilidad de los proyectos y uso de tecnología como herramienta para gestionar los proyectos
2. PMO Intermedia Nivel 2.- Se tiene una PMO donde se estructura el Portafolio de Proyectos a la estrategia de la Organización y se contemplan escenarios de priorización de proyectos, se tienen herramientas tecnológicas más complejas y se cuentan con indicadores de medición para los proyectos
3. PMO Avanzada.- También conocida como la PMO Estratégica por sus siglas en inglés SPO (Strategic Project Office). Los proyectos van alineados con directrices de negocio definidas se alinean con Balanced Score Card y son Oficinas de Proyectos Corporativas no son Operacionales. Este tipo de PMO tiene un alto nivel de conocimientos y lineamientos para la Administración de Proyectos Organizacional, se cuenta con tecnología integrada a tableros de indicadores de desempeño y planes de capacidad y disponibilidad de recursos.

Para saber en que nivel de PMO estamos y cual es más conveniente para mi Organización es necesario realizar un diagnóstico (Assessment) para identificar cómo me encuentro actualmente y a donde quiero llegar de acuerdo al tipo de organización, área y tipos de proyectos como se muestra en el siguiente diagrama de acuerdo a la situación actual del área evaluada.



Esta evaluación se puede complementar con el OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) que es el modelo organizacional de madurez en cuanto a Administración de Proyectos del PMI (Project Managment Institute).

En nuestro próximo blog les platicaré más detalle del OPM3, Espero les haya servido ésta información, cualquier comentario es bienvenido

¡Nos leemos pronto!

Por: Isabel García Aller, PMP